Questions fréquentes sur les vérifications de TVD

• Une vérification de la taxe de vente au détail (TVD) englobe un examen des dossiers du vendeur, de ses systèmes comptables et processus de contrôle interne, afin de s'assurer que toute taxe percevable et (ou) payable a été remise en bonne et due forme et dans sa totalité au ministre des Finances, et de déterminer tout cas de paiement en trop de la TVD. Le présent bulletin porte, sans ordre particulier, sur certains points fréquemment relevés lors des vérifications de TVD.

Points fréquemment relevés lors des vérifications de TVD

Voici quelques aspects où des irrégularités sont souvent constatées par les vérificateurs :

• Inscription
• Production des déclarations de TVD
• Erreurs de calcul
• Livres et dossiers inadéquats
• Entrepreneurs-fabricants
• Biens acquis pour usage à des fins personnelles
• Ventes exonérées
• Transferts entre des parties liées
• Transactions de biens immobiliers

Inscription Manquement à s'inscrire

Certains vendeurs croient à tort qu'il est nécessaire d'atteindre un certain niveau de vente minimum avant de devoir s'inscrire aux fins de la TVD. À la différence de la Taxe sur les produits et services (TPS), où il n'est pas nécessaire de s'inscrire lorsque les revenus taxables s'élèvent à 30 000 $ ou moins par année, il n'y a aucun niveau de vente minimum à atteindre dans le cas de la TVD. Ainsi, si vous vendez régulièrement des biens taxables ou fournissez régulièrement des services taxables, vous devez obtenir un permis de vendeur de l'Ontario afin de facturer, percevoir et remettre la TVD sur les ventes taxables réalisées.

Ventes taxables

Il arrive parfois que les vendeurs ne savent pas que les produits et/ou services qu'il vendent sont taxables. Cependant, conformément à la Loi sur la taxe de vente au détail (Loi sur la TVD), il vous incombe de déterminer si les produits que vous vendez ou les services que vous fournissez sont taxables ou non.

Si vous n'êtes pas au courant des exigences d'inscription et de versement de la taxe, consultez le bulletin Conseils pratiques pour petites entreprises no 901F – Les principes de base de la taxe de vente au détail, pour plus de détails.

Production des déclarations

Production tardive

Parfois encore, certains vendeurs produisent leur déclaration en retard. Les déclarations de TVD doivent normalement être produites au plus tard le 23e jour du mois suivant la fin de la période de déclaration. Les déclarations produites en retard sont assujetties à une pénalité de 10 % du montant déclaré à la ligne 2, et de 5 % du montant déclaré à la ligne 3. Il n'y a pas de pénalité maximale.

Déclaration incorrecte de la taxe et des ventes

Les vendeurs n'indiquent pas toujours correctement leurs ventes dans leur déclaration de TVD. La ligne 1 de la déclaration doit englober le total des ventes taxables et non taxables, de même que les articles vendus à des fins d'exportation et les ventes réalisées par le biais d'Internet. Le chiffre des ventes total ne doit pas inclure les taxes facturées. Vous devez produire des déclarations même si vous n'avez aucune vente à déclarer pour la période.Il arrive également que les vendeurs omettent de verser la totalité de la TVD perçue. Il importe de bien s'assurer de remettre au ministère des Finances toute la TVD perçue sur vos ventes au cours de la période de déclaration.

Inscription du montant de la ligne 3 à la ligne 2

Lors d'une vérification, le vérificateur comparera le montant de taxe déclaré à la ligne 2 de votre déclaration de TVD avec votre compte de passif de taxe. Si vous avez inclus la taxe applicable à un usage personnel, les chiffres ne correspondront pas. Cette erreur pourrait entraîner une cotisation excédentaire compte tenu que la pénalité imputée pour la ligne 2 est de 10 % et que celle applicable à la ligne 3 est de 5 % (si la déclaration est produite en retard). De plus, si vous avez inclus la taxe applicable à un usage personnel à la ligne 2, la compensation sera mal calculée.

Erreurs de compensation

En tant que vendeur, vous recevez une compensation pour percevoir la TVD au nom de la province. Le montant de la compensation à laquelle vous avez droit est fondé sur le montant de la TVD perçue sur les ventes pendant la période de déclaration (soit le montant déclaré à la ligne 2 de la déclaration de TVD). Vous pouvez demander un montant de compensation maximum de 1 500 $ pour chaque entité légale pour la période de 12 mois qui s'étend du 1^er avril au 31 mars suivant. Certains vendeurs demandent un montant supérieur à celui qui leur est alloué, alors que d'autres réclament un montant inférieur, et il arrive aussi qu'une erreur se glisse dans le calcul du montant. Si vous n'avez pas demandé de compensation ou n'avez pas demandé le plein montant de la compensation à laquelle vous avez droit, vous pouvez apporter des rajustements à votre déclaration de TVD afin de vous prévaloir du montant de compensation non réclamé au cours d'une période précédente.

Erreurs de calcul

Types d'erreurs

Les vendeurs commettent parfois les erreurs suivantes :

• manquement à effectuer le rapprochement des ventes et des montants de taxe entre leurs dossiers comptables et les déclarations de TVD
• addition ou écriture comptable
• déclaration et/ou remise de la TPS au lieu de la TVD, et vice versa
• écarts temporaires tels que les reports rétrospectifs ou les changements apportés à la période précédente.

Par exemple, si une facture a été omise par erreur et inscrite après que la déclaration a été produite pour cette période, vous devez vous assurer d'inscrire la TVD relative à cette facture à la ligne 2 de votre prochaine déclaration.

Livres et dossiers

Conservation inadéquate des livres et dossiers

Il arrive parfois que les livres et dossiers des vendeurs ne soient pas à jour, ou que ces vendeurs soient réticents à en autoriser l'accès et/ou qu'ils négligent de donner suite aux demandes du ministère dans les délais impartis. Si vous êtes un fabricant, grossiste, importateur, intermédiaire, mandataire ou vendeur de biens meubles corporels, vous devez tenir des dossiers de tous les achats et de toutes les ventes effectués, que les biens soient destinés à votre propre usage, ou à la revente.

Conservation des livres et dossiers

Vous devez conserver tous les dossiers (papier ou électroniques) pendant sept ans, lesquels doivent être mis à la disposition du vérificateur. Si les dossiers sont conservés à l'extérieur du Canada, vous devez les remettre aux requérants en vue d'une vérification effectuée en Ontario. Tout manquement à se conformer à ces exigences, de même que toute négligence à produire les dossiers ou renseignements demandés par le ministère constitue une infraction en vertu de la Loi sur la TVD.

Par exemple, les vérificateurs examineront divers documents comme les factures, contrats de vente, reçus de caisse, factures d'achat, livres comptables, documents relatifs aux coûts, états financiers et déclarations de revenus. (Consulter le Bulletin d'information fiscale intitulé - Conservation / destruction des livres et dossiers).

Entrepreneurs-fabricants

Types d'erreurs

Il arrive que les entrepreneurs-fabricants commettent des erreurs :

• dans le calcul du coût de fabrication, par ex. le coût de main-d'oeuvre directe, le coût des matières directes et les coûts indirects de production
• lorsqu'il s'agit d'établir si la fabrication est destinée à un usage personnel
• dans le calcul de la TVD sur les produits fabriqués afin d'être intégrés à un bien immobilier
• lorsqu'il s'agit de déterminer si le coût de fabrication dépasse le seuil des 50 000 $
• lorsque la TVD est facturée sur le prix total du contrat.

Qu'entend-on par entrepreneur fabricant?

Vous êtes considéré comme un entrepreneur-fabricant si vous fabriquez ou produisez des articles taxables destinés à votre usage personnel pour l'exécution de contrats portant sur des biens immobiliers, et dont le coût de fabrication s'élève à plus de 50 000 $ par année. Par exemple, un fabricant d'armoires de cuisine qui fournit et installe des armoires pour ses clients est considéré comme un entrepreneur-fabricant.

Les produits (accessoires fixes) taxables fabriqués et installés par des entrepreneurs-fabricants peuvent englober les portes, fenêtres, parements en aluminium et toitures.

Calcul du coût de fabrication

Voici certaines erreurs qui se glissent souvent dans le calcul du coût de fabrication :

• inclusion incorrecte des frais d'expédition dans le coût de fabrication des produits vendus
• manquement à affecter, aux frais de main-d'oeuvre de fabrication, un montant raisonnable de fonds prélevés par le propriétaire d'une entreprise individuelle pour sa participation directe à la fabrication
• manquement à inclure les primes versées par une société à un actionnaire/propriétaire en remplacement/en plus des salaires, même si le propriétaire participe directement à la fabrication
• manquement à inclure les salaires d'un surintendant de manufacture ou d'un chef de production dans les frais généraux de fabrication
• utilisation des coûts réels de l'exercice précédent pour évaluer les frais de main-d'oeuvre directe et les frais généraux de fabrication pour l'exercice courant, et omission d'effectuer à nouveau le calcul une fois les coûts réels disponibles et d'apporter les rajustements nécessaires au montant de TVD à payer.

(Consulter le Guide de la TVD no 401F – Entrepreneurs-fabricants, ainsi que le bulletin Conseils pratiques pour petites entreprises no 903F – Entrepreneurs-fabricants).

Biens acquis pour usage à des fins personnelles

Comptabilisation incorrecte des biens acquis pour usage personnel ou soumis à un changement d'usage

Les vendeurs omettent parfois de payer la TVD sur les produits taxables acquis à des fins personnelles ou de s'auto-cotiser la taxe lorsqu'un changement d'usage est survenu. La TVD est exigible sur tout matériel ou toutes fournitures achetés dans le but d'être utilisés par l'entreprise, tels que le matériel de bureau, les fournitures de bureau, le matériel d'atelier et les produits de nettoyage.

Tout produit que vous retirez des stocks exonérés de taxe à des fins personnelles ou pour l'usage d'autrui deviendrait alors taxable. Par exemple, un détaillant d'ameublement de bureau qui retire un bureau et une chaise des stocks exonérés de taxe pour meubler son propre bureau devrait payer la TVD sur le coût de ces articles.

Si des articles sont temporairement retirés des stocks (pendant moins d'un an) et utilisés à des fins personnelles ou commerciales, la TVD doit être auto-cotisée au moyen d'une formule mensuelle temporaire (soit 8 % de la juste valeur du bien meuble au moment de l'achat, de la fabrication ou de la production par le vendeur, × 1/36).

Exemptions de fabrication

Les vendeurs demandent parfois à tort une exemption sur des produits achetés à des fins autres que de fabrication. En effet, les exemptions de fabrication s'appliquent uniquement aux machines et au matériel utilisés principalement et directement (plus de 50 % du temps) dans le processus de fabrication. Parmi les exemples de matériel exonéré, citons le matériel de fabrication, le matériel antipollution, et le matériel de sécurité. Cette exemption ne s'applique pas aux articles comme le matériel de bureau, les fournitures et le matériel d'installation. (Consulter le Guide de la TVD no 400F – Fabricants).

Produits achetés auprès de non résidents

Il arrive que les vendeurs ne soient pas au courant qu'ils doivent s'auto-cotiser la TVD sur les produits, services et assurances taxables introduits en Ontario ou achetés auprès de non-résidents non inscrits. Les vendeurs ont tendance à croire que les courtiers en douane perçoivent toutes les taxes applicables à la frontière.

Si vous achetez des produits ou services taxables à des fins personnelles auprès d'un fournisseur situé à l'extérieur de l'Ontario, vous devez vous auto-cotiser la TVD sur la juste valeur (en dollars canadiens) au moment où ces produits ou services sont introduits en Ontario. La juste valeur englobe le prix de vente, ainsi que les frais de livraison ou d'expédition facturés par le vendeur, plus les droits de douane et la taxe d'accise fédérale, mais pas la TPS.

La TVD ainsi auto-cotisée doit être déclarée à la ligne 3 de votre déclaration de TVD.

Ventes exonérées

Documentation inadéquate pour les ventes exonérées

Les vendeurs ne demandent pas toujours un Certificat d'exemption de taxe à leurs clients lorsqu'ils effectuent une vente exonérée de taxe. Vous êtes tenus de facturer la TVD sur les produits taxables, les services taxables, ou les contrats d'assurance ou régimes d'avantages sociaux taxables, à moins que le client ne présente un Certificat d'exemption de taxe dûment rempli. Si un numéro de permis de vendeur est fourni sans Certificat d'exemption de taxe, la TVD doit être facturée au client car un numéro de permis de vendeur ne constitue pas une exemption de taxe. Tous les Certificats d'exemption de taxe fournis doivent être conservés dans les dossiers à l'appui des ventes exonérées.

Cartes d'identité

Vous pouvez maintenant accepter des cartes d'identité valides dans le cas de certaines personnes autorisées à demander une exemption de TVD à l'achat de produits taxables ou de services taxables, ou qui souscrivent un contrat d'assurance ou un régime d'avantages sociaux. Les agriculteurs, représentants et fonctionnaires étrangers, Indiens inscrits, et personnes aveugles peuvent maintenant utiliser des cartes d'identité valides en remplacement d'un Certificat d'exemption de taxe. (Consulter le Guide de la TVD no 204F – Certificats d'exemption de taxe).

Produit exédiés en dehors de l'Ontario

Il arrive que les vendeurs ne conservent pas les documents nécessaires pour justifier l'expédition de produits directement à un endroit situé à l'extérieur de l'Ontario. Cependant, lorsque des produits sont envoyés directement à des clients à l'extérieur de l'Ontario, le fournisseur doit conserver une preuve de l'expédition, telle que les documents d'expédition ou les connaissements.

Ventes par Internet

De même, il arrive que les vendeurs ne conservent pas les documents nécessaires pour justifier les ventes réalisées par Internet. Vous devez toutefois conserver les documents appropriés à l'appui des ventes par Internet bénéficiant d'une exonération. Si vous vendez des produits ou services taxables par Internet, vous devez facturer la TVD sur la valeur totale des produits livrés (physiquement ou par voie électronique) en Ontario, ou des services rendus en Ontario, indifféremment du lieu de vente. (Consulter le Guide de la TVD no 651F – Services liés à l'Internet).

Ventes à des Indiens inscrits

Les Indiens inscrits, bandes indiennes ou conseils de bande ont droit à une exemption de la TVD sur la plupart des produits achetés à des fins d'utilisation sur une réserve. Tous les produits et services achetés à des fins d'utilisation en dehors d'une réserve sont taxables. La TVD doit être payée sur les frais d'hébergement et les droits d'entrée achetés en dehors de la réserve. La TVD doit également être versée sur les achats d'aliments préparés, effectués en dehors d'une réserve, vendus à plus de 4,00 $, à moins que ces produits soient livrés par le vendeur à une adresse située dans une réserve. La TVD doit être payée sur toutes les boissons alcoolisées achetées en dehors de la réserve, indifféremment du lieu de consommation.

Pour pouvoir demander une exemption sur les produits ou services achetés à des fins d'utilisation sur une réserve, les Indiens inscrits doivent présenter leur « Certificat d'Indien inscrit » délivré par le gouvernement fédéral. Vous devez inscrire le nom de l'Indien inscrit, le numéro de sa bande, le numéro de la carte et une description des articles achetés. Les bandes indiennes ou les conseils de bande doivent présenter un Certificat d'exemption de taxe valide pour demander une exemption.

Lorsque des Indiens inscrits, des bandes indiennes ou des conseils de bande achètent un véhicule automobile auprès d'un vendeur situé en dehors d'une réserve, la TVD doit être facturée à moins que l'Indien inscrit ne présente une carte d'identité valide ou que la bande indienne ou le conseil de bande ne fournisse un certificat d'exemption de taxe valide et que le véhicule soit immatriculé en fonction d'une adresse située dans une réserve ou livré à une telle adresse par le vendeur.

Consultez le Guide de la TVD no 808F – Indiens inscrits, bandes d'Indiens et conseils de bande.

Transferts entre des parties liées

Demandes d'exemptions erronées

Parfois encore, les vendeurs demandent par erreur une exemption lors du transfert d'un bien entre des parties liées, y compris des transactions inter-entreprises. Si vous achetez des éléments d'actif exonérés de taxe ou des biens à des fins de revente, vous ne pouvez demander l'exemption accordée au titre des transferts entre des parties liées relativement à ces biens.

Pour donner droit à une exemption de la TVD, un transfert de biens entre deux parties doit répondre à tous les critères suivants :

• l'une des deux parties doit détenir, directement ou indirectement, 95 % de toutes les actions de l'autre partie;
• les parties concernées doivent demeurer apparentées pendant au moins 180 jours consécutifs suivant la date du transfert;
• et la TVD doit avoir été acquittée à l'égard du dit bien pour que ce dernier soit considéré comme un bien admissible.

Vous devez conserver les documents justificatifs nécessaires et suffisants à l'appui de l'exemption demandée, par ex. attestant que la taxe a effectivement été payée sur le dit bien.

Transactions immobilières

Qui paie la TVD

Dans le cas des transactions immobilières, il existe souvent une certaine confusion quant à savoir à qui incombe la responsabilité de payer la TVD. La TVD est une taxe à la consommation. En d'autres mots, il revient à la personne qui consomme le produit ou service taxable de payer la TVD. Dans le cas des contrats immobiliers, c'est l'entrepreneur qui est considéré comme étant le consommateur des produits installés dans le bien immobilier, et qui doit payer la TVD sur tous les matériaux intégrés à ce bien immeuble.

TVD facturée par erreur

Il arrive que des entrepreneurs facturent la TVD par erreur sur le prix de vente de transactions immobilières. Si vous êtes un entrepreneur et que vous fournissez et installez des produits destinés à devenir des biens immobiliers ou des accessoires fixes, vous ne devez pas facturer la TVD ou l'indiquer sur la facture du client. La TVD payée sur les produits achetés ou fabriqués en vue de l'exécution de tels contrats doit faire partie du coût utilisé pour fixer le prix final du contrat. Si vous êtes un entrepreneur, vous pouvez faire l'objet d'une cotisation relative à la TVD applicable aux produits que vous achetez ou fabriquez dans le cadre de tels contrats, même si la TVD peut avoir été perçue sans justification auprès de vos clients. Les frais d'installation ne sont pas taxables.

Contrats comprenant des accessoires fixes et biens meubles corporels

Les contrats d'approvisionnement et d'installation couvrent parfois des accessoires fixes et des articles qui demeurent des biens meubles corporels.

Par bien meuble corporel, on entend tout bien meuble qui peut être vu, pesé, mesuré ou touché, ou qui est perceptible par les sens de quelque façon que ce soit (par ex., tables, chaises). La présente définition inclut les programmes informatiques, le gaz naturel et le gaz manufacturé.

Les accessoires fixes s'entendent d'articles qui, une fois installés, sont fixés en permanence à un bien immobilier. Par fixé en permanence, il faut entendre fixé en permanence au moyen de vis, de clous, de boulons ou coulés dans le béton. Les portes, fenêtres, appareils encastrés, comptoirs, armoires et étagères sont des exemples d'articles pouvant devenir des accessoires fixes après l'installation. Les accessoires fixes ne sont pas taxables au client lorsqu'ils finissent par faire partie du bien immobilier. Il incombe à l'entrepreneur de payer la TVD sur le coût des matériaux intégrés au bien immobilier. Vous devez indiquer séparément sur la facture du client, d'une part, le coût des accessoires fixes et les frais de main-d'oeuvre pour les installer, et d'autre part, le coût des biens meubles corporels et les frais de main-d'oeuvre pour les installer.

Voici quelques exemples de contrats comprenant des accessoires fixes et des biens meubles :

• Une fois installés, tous les stores deviennent des accessoires fixes rattachés au bien immobilier. Toutefois, dans le cas des rideaux, les tringles sont considérées comme des accessoires fixes, mais les rideaux sont des biens meubles corporels.
• Les fils ou câbles passés dans un mur, un plancher ou un plafond deviennent partie intégrante de la structure et sont donc considérés comme des biens immobiliers. Toutefois, les câbles qui relient un équipement à une prise murale ou au premier raccordement sont des biens meubles corporels.

(Consultez le Guide de la TVD no 206F – Biens immobiliers et accessoires fixes).

Pour plus de renseignements

Les informations contenues dans cette publication ne sont données qu'à titre d'indication. Pour plus de renseignements, adressez-vous au ministère des Finances de l'Ontario en composant le 1 866 ONT-TAXS (1 866 668-8297) ou visitez notre site Web à ontario.ca/finances.